Versandtipps für Online-Shop-Betreiber

25. Feb.

Der eigene Online-Shop steht, die ersten Bestellungen trudeln rein – so kann ruhig weitergehen, wenn auch der Versand der Waren durchdacht ist. Ohne eine klare Versandstrategie und sorgfältige Kostenkalkulation kann es nämlich gerade für E-Commerce-Neulinge schnell teuer und chaotisch werden. Wer hier nicht von Anfang an gut plant, verschenkt Geld und riskiert Probleme, wenn das Bestellvolumen steigt. In diesem Ratgeber lesen Sie, wie Sie Ihre Versandkosten realistisch kalkulieren, Ihren Versand effizienter gestalten und den Retourenprozess kundenfreundlich umsetzen können, damit Ihr Shop vom ersten Tag an auf gesunden Beinen steht.

Schneller und reibungsloser Versand: Darum ist es für neue und kleine Online-Shops so wichtig

Das Tempo und die Zuverlässigkeit des Versands gehören für viele Kunden zu den wichtigsten Kriterien beim Online-Shopping. Probleme wie lange Lieferzeiten oder beschädigte Ware können hier schnell zu Retouren und – was oft noch das größere Übel ist - zu negativen Bewertungen auf Google & Co. führen. Diese sind gerade für neue und kleinere Online-Shops pures Gift, da sie potenzielle Kunden abschrecken und langfristig das Umsatzpotenzial einschränken. Zudem ist die Konkurrenz im Netz nur einen Klick entfernt und die Erfahrung zeigt, dass einmal enttäuschte Kunden auf Dauer verloren sind und beim nächsten Mal woanders kaufen.

Doch nicht nur die Kundenseite leidet unter schlechtem Versandmanagement. Auch intern wird es für unerfahrene Shop-Betreiber schnell teuer, wenn zum Beispiel eine fehlende Organisation bei der Lagerhaltung für Chaos sorgt oder eine ungünstige Wahl der Verpackungsmaterialien die Kosten in die Höhe treibt. Die gute Nachricht: Mit einer sorgfältigen Planung lassen sich die meisten dieser Probleme vermeiden und professionelle Versandprozesse etablieren, die kein großes Budget erfordern.

Preisgestaltung: So kalkulieren Sie Ihre Versandkosten von Anfang an richtig

Die Gestaltung der Versandkosten ist für Online-Shops oft ein echter Balanceakt: Sind sie zu hoch, schrecken sie potenzielle Kunden ab. Sind sie hingegen zu niedrig, frisst der Versand schnell die Marge und macht den Shop im schlimmsten Fall sogar unrentabel. Um erst einmal in Erfahrung zu bringen, welche Kosten Ihnen tatsächlich für den Versand Ihrer Waren entstehen, sollten Sie alle damit verbundene Ausgaben zusammenrechnen. Viele Shop-Betreiber machen hier schon den ersten Fehler und beziehen nur die Portokosten und eventuell noch die Kartonagen mit in die Kalkulation ein. Um eine realistische Kalkulation zu erhalten, müssen Sie allerdings auch

Füllmaterialien, Klebebänder und Etiketten
Papier für Lieferscheine sowie Toner/Tinte für den Druck
Arbeitskosten für das Verpacken und Frankieren sowie Kosten für
Software und Tools (Online-Frankierung, Sendungsverfolgung, etc.)

in Ihrer Rechnung berücksichtigen. Mit dem so ermittelten Wert können Sie besser arbeiten und zum Beispiel entscheiden, ob es sich für Sie rechnet, wenn Sie Ihren Kunden die Versandkosten erlassen oder nur bis zu einem gewissen Bestellwert berechnen. Deckt Ihre Marge diese Kosten ab und haben oder erwarten Sie eine niedrige Retourenquote, können diese kundenfreundlichen Lösungen Ihr Geschäft ankurbeln. Ist Ihr Gewinn pro verkauftem Produkt hingegen knapp, ist die Gefahr groß, dass Sie bei kostenlosem oder zu preisgünstigem Versand draufzahlen.

Tipp: Legen Sie Ihre Versandkosten nicht nur einmal fest, sondern behalten Sie sie auf Dauer im Blick und stellen sie am besten einmal im Jahr auf den Prüfstand. So können Sie auf steigende Porto- und Materialkosten sowie auf sich ändernde Retourenquoten reagieren und diese in Ihre Kalkulation einfließen lassen.

Wichtig: Gesetzlich sind Sie als Online-Shop-Betreiber dazu verpflichtet, die Versandkosten vor der Bestellung klar und deutlich zu kommunizieren. Integrieren Sie dazu eine detaillierte Versandkostenübersicht, die Sie von jeder Produktseite aus verlinken. Zusätzlich müssen Sie die Versandkosten im Warenkorb angeben.

Versanddienstleister wählen: So finden Sie den perfekten Versandpartner für Ihren Online-Shop

Viele Online-Shop-Betreiber zeigen sich bei der Auswahl Ihres Versandpartners nicht gerade wählerisch oder orientieren sich vorrangig am Preis. Dabei kann die Wahl des falschen Dienstleisters weitreichende Folgen haben, wenn zum Beispiel Lieferungen häufig verspätet ankommen, es zu Problemen bei der Übergabe der Pakete kommt oder die Auslieferungsfahrer unfreundlich sind. Auch wenn Sie nicht direkt dafür verantwortlich sind, können diese Probleme auf Sie abfärben. Um sich davor zu schützen, sollten Sie direkt auf den richtigen Partner setzen.

Auf diese Kriterien kommt es an:

Kosten: Bei den Portokosten gibt es zwischen den einzelnen Anbietern durchaus Unterschiede. Holen Sie sich mehrere Angebote ein und vergleichen Sie diese miteinander. Fragen Sie auch nach, ob es zum Beispiel ab einer bestimmten Paketmenge pro Monat oder Jahr einen Mengenrabatt gibt. Lesen Sie auch: Was ist eine Warensendung?
Geschwindigkeit und Verlässlichkeit: Kunden setzen heute schnelle Lieferzeiten voraus. Vier oder fünf Tage können manchmal schon zu lang sein. Erkundigen Sie sich bei anderen Händlern (z. B. in Händlerforen oder auf Business-Plattformen) zu ihren Erfahrungen mit verschiedenen Anbietern oder lesen Sie Kundenbewertungen. Geschwindigkeit ist aber nicht alles. Die Zustellung sollte auch zuverlässig erfolgen und die Quote an verzögerten und verlorenen Paketen gering sein.
Zusatzservices: Prüfen Sie, ob der Versanddienstleister Services bietet, die für Sie und Ihre Kunden nützlich sein könnten. Dazu gehören zum Beispiel Versicherungen, eine Online-Sendungsverfolgung, flexible Zustellungszeiten oder Abholstationen.

Darauf sollten Sie bei der Verpackung der Waren achten

Sicher, kostengünstig & umweltfreundlich: Darauf sollten Sie bei der Verpackung Ihrer Waren achten

Was kann man beim Einkauf von Kartons schon falsch machen? Mehr als Sie vielleicht denken. Kartons, die zu groß für Ihre Waren sind, können zum Beispiel Ihr Porto oder auch den Verbrauch an Füllmaterial unnötig in die Höhe treiben. Auch das Risiko für Beschädigungen Ihrer Produkte steigt bei zu großen Kartons. Darüber hinaus haben Sie durch cleveres Vergleichen beim Einkauf die Chance, Ihre Kosten für Verpackungsmaterialien deutlich zu senken, wovon Sie und am Ende auch Ihre Kunden durch geringere Versandkosten profitieren.

Möglichst kleine Kartons wählen

Vermeiden Sie beim Einkauf von Verpackungsmaterialien überdimensionierte Kartons, die Füllstoff verschwenden und höhere Portokosten verursachen. Messen Sie Ihre Waren genau aus und entscheiden Sie sich für eine Verpackung, die diese gerade eben sicher umhüllt. Wenn Sie Waren in unterschiedlichen Größen verkaufen, sind vielleicht auch höhenvariable Kartons interessant.

Preise Vergleichen und Angebote suchen

Die Preise der verschiedenen Verpackungsanbieter variieren stark. Wenn Sie die Produkte, die Sie benötigen, clever vergleichen oder ganz gezielt nach günstigen Angeboten Ausschau halten, können Sie schnell mal einige Cent pro Kartonage sparen, was sich bei größeren Bestellmengen deutlich bemerkbar machen kann. Was sich ebenfalls lohnt, ist, gleich größere Mengen an Kartons, Klebeband und Füllmaterial zu kaufen. Oft locken die Anbieter mit attraktiven Mengenrabatten.

An die Umwelt denken

Trotz Spargedanken sollten Sie bei der Verpackungsbeschaffung auch an die Umwelt denken. Bevorzugen Sie zum Beispiel recyclingfähige Kartons und Füllstoffe aus kompostierbaren Materialien. Am Ende sorgt das nicht nur bei Ihnen für ein gutes Gewissen, sondern kommt auch bei den Kunden Ihres Online-Shops gut an und sichert Ihnen so wieder einen kleinen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern.

Wichtig für einen effizienten Versand: So schaffen Sie eine durchdachte Lagerorganisation

Eine gut organisierte Lagerhaltung ist die halbe Miete für einen schnellen und effizienten Versand und erspart Ihnen viele Probleme durch zum Beispiel die lange Suche nach Produkten. Machen Sie sich deshalb frühzeitig Gedanken, wie Sie Ihre Produkte vorhalten möchten. Hierfür gibt es mehrere Optionen, die einerseits vom Sortiment und andererseits von Ihrem Budget und dem Bestellvolumen abhängen.

Eigenlager

Wenn Sie einen neuen Online-Shop eröffnen, ist das Budget in der Regel knapp, sodass ein externes Lager meist nicht infrage kommt. Die günstige Alternative ist, dass Sie Ihre Produkte – sofern das Sortiment überschaubar ist – im Keller oder in einem kleinen Raum innerhalb Ihrer Wohnung oder Ihres Hauses lagern. So sparen Sie sich zu Anfang die zusätzlichen Mietkosten und können schnell auf eingehende Bestellungen reagieren. Werden diese jedoch mehr, wird die Lagerhaltung in den eigenen vier Wänden schnell unübersichtlich.

Dropshipping

Beim Dropshipping müssen Sie sich weder um den Produkteinkauf noch um Lagerhaltung oder Versand kümmern. Dies übernimmt in der Regel ein Lieferant. Sie leiten lediglich die Bestellungen samt der Lieferadresse an diesen weiter. Für Online-Shop-Neulinge kann das viele Vorteile bieten, allerdings haben Sie weniger Kontrolle über den Lieferprozess und auch die Einkaufspreise sind meist deutlich höher, als wenn Sie die Produkte direkt beim Hersteller einkaufen würden.

Fulfillment-Dienstleister

Eine weitere Alternative zur eigenen Lagerhaltung bietet das Fulfillment. Hier kaufen Sie Ihre Produkte selbst ein, lassen sie aber an das Lager des Dienstleister schicken, der sich um Verpackung, Versand und Retouren kümmert. Die Kosten dafür sind allerdings relativ hoch und rechnen sich meist nur bei höherem Bestellvolumen.

Versand effizient gestalten: Mit diesen Tipps gelingt es Ihnen von Anfang an

Wenn Sie Ihre Produkte aus dem eignen Lager versenden, sollten Sie von Anfang an einige feste Strukturen und Abläufe etablieren. Gut organisiert lassen sich nämlich häufige Fehler vermeiden und der Zeitaufwand für den Versand im Rahmen halten.

Standardisieren Sie Ihre Packprozesse und erstellen Sie Checklisten, die genau festhalten, wie ein Versandprozess vom Picking des Produkts über die Auswahl des Kartons bis zum Verpacken und Etikettieren abläuft.
Richten Sie sich eine feste Packstation ein, an der Sie schnellen Zugriff auf Kartons, Füllmaterialien, Klebeband und Versandetiketten haben und bei Bedarf auch nochmal Einsicht in die Bestellung nehmen können.
Optimieren Sie Ihre Lagerhaltung so, dass Ihre Topseller oder auch Produkte, die Sie gerade im Angebot haben, immer schnell greifbar sind. Andere, die Sie weniger häufig verkaufen, können Sie weiter hinten lagern.
Vereinbaren Sie mit Ihrem Versanddienstleister feste Abholzeiten für die Pakete. So können Sie selbst besser planen und Ihre Packzeiten anpassen.
Lesen Sie dazu auch: Warensendungen verschicken mit Südwest Mail

Umgekehrter Versand: Die Retoure

Wenig beliebt bei Online-Shop-Betreibern sind Retouren. Kein Wunder, schließlich sind sie mit zusätzlichen Kosten und Zeitaufwand verbunden. Gleichzeitig ist ihre Handhabung aber für viele Kunden ein wichtiges Kriterium für den Einkauf. Deshalb sollten Sie unbedingt darauf achten, Ihren Retourenprozess kundenfreundlich zu gestalten.

Das beginnt bei der Transparenz: Formulieren Sie die Rückgaberichtlinien klar, verständlich und an sichtbarer Stelle, sodass die Kunden sich bei Bedarf möglichst schnell und auf einen Blick über die Rückgabemöglichkeiten informieren können. Achten Sie bei den Formulierungen darauf, die gesetzlichen Vorgaben (z. B. zum Widerrufsrecht) einzuhalten. Lassen Sie sich hierzu im Zweifelsfall von einem fachkundigen Rechtsanwalt beraten.

Gestalten Sie auch den Retourenprozess selbst möglichst einfach. Stellen Sie Ihren Kunden zum Beispiel vorfrankierte Labels zur Verfügung und/oder begleiten Sie sie bei ihrer Retoure mit einem der Bestellung beiliegenden Formular, auf dem sich eine Schritt-für-Schritt-Anweisung findet. Geben Sie auch eine Kontaktmöglichkeit an, an die sich Ihre Kunden bei Fragen wenden können. Diese kann auch genutzt werden, um die Kunden transparent über den Status der Rücksendung zu informieren.

Tipp: Die Bearbeitung von Rücksendungen ist genauso wichtig wie die Bearbeitung von Bestellungen, da sie ebenfalls zur Kundenzufriedenheit beiträgt. Bearbeiten Sie die Retouren deshalb möglichst schnell, dann bleibt Ihnen der Kunde mit höherer Wahrscheinlichkeit erhalten.
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Oliver Handke