Den Postversand für Unternehmen effizienter gestalten

16. Feb.

In vielen Unternehmen ist der Kosten- und Zeitaufwand für den Brief- und Paketversand unnötig hoch. Grund dafür sind häufig über Jahre eingefahrene ineffiziente Strukturen, manuelle Abläufe und fehlende Standards. Oft lohnt es sich daher, den gesamten Postversand auf den Prüfstand zu stellen. Durch gezieltes Optimieren der Versandplanung und integrieren moderner Lösungen wie (Online-)Frankiersysteme lässt sich in vielen Fällen eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis erzielen. Mit dem parallelen Umstieg auf recyclingfähige Versandmaterialien und einen CO2-neutralen Versand profitieren dabei auch die Umwelt und das Firmenimage. Mit diesen Tipps können Sie den Postversand für Unternehmen effizienter gestalten:

Analysieren Sie den Ist-Zustand Ihres Postversands

Um den Zeit- und Kostenaufwand Ihres Postversands nachhaltig zu optimieren, ist sinnvoll, wenn Sie zunächst eine ausführliche Ist-Analyse durchführen. Tragen Sie dazu sämtliche Daten zusammen, die Ihnen rund um den Brief- und Paketversand in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen, wie zum Beispiel:

-       das monatliche Versandvolumen (aufgeteilt in Briefe und Pakete)
-       falls für Sie relevant, die Anzahl der Empfänger nach Region
-       die Höhe der aktuellen Porto- und Versandkosten pro Sendung
-       die momentanen Einkaufspreise für Versandmaterialien

Auch die Prozessabläufe rund um den Versand sollten Sie genau unter die Lupe nehmen. Welche Stationen durchläuft zum Beispiel ein Brief oder ein Paket, bis er/es Ihr Unternehmen verlässt? Gibt es hier Arbeitsschritte, die Sie manuell durchführen und die sich automatisieren / straffen lassen? Wie ist es mit Verzögerungen? Gibt es in Ihrem Versandprozess Stellen, an denen es öfters mal hakt?

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Analyse auch unbedingt den Umweltaspekt. Nutzen Sie zum Beispiel schon nachhaltige Verpackungen und CO2-neutrale Versandoptionen? Erfassen Sie den gesamten Versandprozess am besten einmal Schritt für Schritt. So machen Sie Schwachstellen sichtbar und legen die Grundlage für Ihre Optimierung.
Lesen Sie dazu auch: Effizient Briefe drucken und kuvertieren

Porto- und Versandkosten senken

Bei den Porto- und Versandkosten ist das Einsparpotenzial in Unternehmen oft viel größer als vermutet. Mithilfe der Daten zum Brief- und Paketaufkommen sowie den häufigsten Versandregionen aus Ihrer Analyse können Sie die Kosten vergleichen.

Vergleichen Sie die Angebote verschiedener Versanddienstleister

Im ersten Schritt sollten Sie Ihren aktuellen Versanddienstleister auf den Prüfstand stellen. Ist er wirklich der günstigste Anbieter für die Menge an Briefen und Paketen, die Sie jeden Monat versenden? Oder gibt es möglicherweise andere Anbieter, die bei Ihrer Versandmenge attraktivere Konditionen bieten? Fragen Sie im Zuge Ihres Vergleichs auch ruhig ganz direkt bei Ihrem Kundenbetreuer nach, ob er Ihnen – sofern Sie diesen noch nicht haben – einen Mengenrabatt einräumen kann oder ab welcher monatlichen Versandmenge dies möglich ist. Denken Sie beim Vergleichen auch an regionale oder spezialisierte Versandanbieter wie Südwest Mail. Diese sind oft flexibler als große Unternehmen und bieten Ihnen nicht selten überraschend günstige Konditionen und viele nützliche Services rund um den Versand.

Nutzen Sie den Kostenvorteil von Sammelsendungen

Haben Sie ein großes monatliches Versandvolumen und schicken Ihre Briefe und Pakete bislang einzeln auf den Versandweg, ist das nicht nur sehr zeitaufwendig, sondern auch unnötig teuer. Die günstigere Lösung: Sie fassen Briefe oder auch Pakete zu sogenannten Sammelsendungen zusammen. Statt jeden Tag kleinere Mengen an Sendungen zu verschicken, sammeln Sie diese zunächst, bis eine gewisse Menge erreicht ist und versenden Sie dann nur ein- oder zweimal pro Woche. Die meisten Dienstleister bieten Ihnen hierfür vergünstigte Konditionen.

Tipp: Wenn Sie bei Ihrer Analyse festgestellt haben, dass Sie regelmäßig viele Sendungen in eine bestimmte Region versenden, können Sie diese ebenfalls bündeln und dadurch Transportkosten einsparen. In diesem Fall werden die Pakete zusammen in zum Beispiel einem Container bis in die Zielregion transportiert, dort aufgeteilt und an die jeweiligen Empfänger verteilt.

Überdenken Sie Ihre Versandarten

Versenden Sie Ihre Pakete per Express? Damit kommen Ihre Sendungen zwar schneller an, die Kosten dafür sind allerdings auch höher als beim Standardversand. Prüfen Sie daher, ob die aktuell genutzte Versandart wirklich notwendig ist oder ob es nicht eine günstigere Option gibt. In den meisten Fällen sind Kunden genauso zufrieden, wenn sie zwei oder drei Tage auf ein Paket warten müssen. Lesen Sie dazu auch: Warensendungen verschicken

Prüfen Sie die Kosten für Ihre Verpackungsmaterialien

Auch bei der Verpackung selbst bietet sich in vielen Fällen großes Einsparpotenzial. Aus Ihrer Analyse wissen Sie, wie viele Briefumschläge oder Pakete Sie in etwa pro Monat benötigen. Nehmen Sie jetzt Ihre momentanen Einkaufspreise zur Hand und vergleichen Sie diese mit Angeboten anderer Anbieter. Oft lohnt es sich auch direkt größere Mengen an Verpackungsmaterial zu rabattierten Preisen einzukaufen. Dies ist natürlich nur möglich, wenn Ihnen die nötige Lagerfläche für Umschläge und Kartons zur Verfügung steht. Was sich ebenfalls lohnen kann, ist nach saisonalen Abverkäufen und Sonderaktionen Ausschau zu halten oder alternative Materialien und Qualitäten von Umschlägen und Kartons in Betracht zu ziehen.

Tipp: Prüfen Sie, ob Ihre Kartonagen exakt zur Größe Ihrer Sendungen passen. Zu große Verpackungen kosten unnötig viel Porto und benötigen mehr Füllmaterial als solche, die genau auf die versendeten Gegenstände abgestimmt sind.

Nutzen Sie (Online-)Frankiersysteme

Zusätzliches Einsparpotenzial – sowohl bei den Kosten als auch beim Zeiteinsatz – bietet sich durch die Nutzung von (Online-)Frankiersystemen. Bei vielen Versanddienstleistern sind die Portokosten günstiger, wenn Sie Sendungen selbst frankieren, als beim Kauf von Brief- oder Paketmarken am Schalter. Darüber hinaus sparen Sie Material, wenn Sie das Porto direkt auf einen Umschlag drucken als dafür einen separaten Aufkleber zu verwenden. Nicht zuletzt ist das Frankieren mit einem (Online-)Frankiersystem viel effizienter. Dazu mehr im nächsten Abschnitt. Mehr Infos zum Thema Frankierservice nutzen

Intelligente Versandplanung & Zeitmanagement einführen

Neben den Porto- und Versandkosten ist auch der mit dem gesamten Brief- und Paketversand verbundene Zeitaufwand ein großer Kostenfaktor, den Sie oft schon mit kleinen Änderungen straffen und insgesamt reibungsloser gestalten können.

Führen Sie feste Versandtage ein

Versenden Sie Briefe und Pakete immer dann, wenn Sie anfallen? Das mag zwar kundenfreundlich sein, nimmt aber viel Zeit in Anspruch und ist daher recht teuer. Sammeln Sie Briefe und Pakete besser und schicken Sie sie an festen Versandtagen auf den Weg. Sie können diese Tage gut mit Ihrem Versanddienstleister abstimmen, damit er die Briefe/Pakete immer zu vereinbarten Zeiten bei Ihnen abholt.

Regeln Sie Zuständigkeiten und nutzen Sie Checklisten

Wer ist bei Ihnen für das Frankieren, Verpacken und die Übergabe an den Versanddienstleister zuständig? Falls es in Ihrem Unternehmen noch keine festen Zuständigkeiten gibt, sollten Sie dies zeitnah ändern. So können Sie einerseits den Arbeitsaufwand gleichmäßig verteilen und andererseits die Effizienz des gesamten Versandprozesses steigern, da Aufgaben nicht mehr unbemerkt liegen bleiben oder aus Versehen mehrfach erledigt werden. Weniger Fehler und Verzögerungen erhöhen auch die Zufriedenheit bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern.

Tipp: Führen Sie zusätzlich Checklisten für jede Versandstufe ein. So können sich auch neue Mitarbeiter und Vertretungen schnell mit dem Ablauf Ihres Postversands vertraut machen und es wird nichts übersehen.

Automatisieren Sie Ihre Frankierung

Das Frankieren von Briefen und Paketen nimmt oft sehr viel Zeit in Anspruch, besonders, wenn Sie noch Marken auf Ihre Briefe kleben oder Adressaufkleber für Ihre Paketsendungen von Hand beschriften. Moderne (Online-)Frankiersysteme nehmen Ihnen diese Arbeit zum größten Teil ab und sparen – wie weiter oben beschrieben – zusätzlich Portokosten ein. Lohnen können sich Frankiersysteme bereits ab 20 bis 30 Briefen pro Woche bzw. 30 bis 50 Paketen pro Monat.

Sendungsverfolgung & Dokumentation optimieren

Optimierungspotenzial findet sich in vielen Fällen auch bei der Sendungsverfolgung und Dokumentation. Nutzen Sie zum Beispiel automatisierte Benachrichtigungen an Ihre Kunden mit „Ihr Paket wurde versendet“ und der Trackingnummer und geben Sie automatisierte Statusupdates wie „Ihr Paket wird heute zugestellt“. Auf diese Weise entfallen schon zahlreiche E-Mails und Anrufe von Kunden und Sie sparen Zeit und Personal für die Beantwortung dieser Nachfragen. Darüber hinaus ist es sinnvoll,

-       Versanddaten inklusive Bestell- und Tracking-Nummer, Versanddatum und Bemerkungen in einem zentralen System zusammenzuführen.
-       Support-Tools mit dem zentralen Versandsystem zu verknüpfen, um bei Rückfragen schnell Zugriff auf alle wichtigen Informationen zu haben.
-       Retouren digital zu erfassen und zu dokumentieren und im System mit der ursprünglichen Bestellung zu verknüpfen.

Mit diesen Maßnahmen können Sie im Alltag viel Zeit sparen und Probleme wie verschwundene Sendungen oder auch nicht berücksichtigte Retouren vermeiden. Mehr Infos zur Sendungsverfolgung bei Brief und Paket

Auf nachhaltige Versandmaterialien und Versandoptionen setzen

Das Thema Nachhaltigkeit spielt beim Versand von Briefen und Paketen eine große Rolle, schließlich entfällt ein großer Teil der weltweiten CO2-Emissionen auf genau diesen Sektor. Durch den Umstieg auf recyclingfähige Verpackungsmaterialien und die Nutzung CO2-neutraler Versandoptionen leisten Sie einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz, der nicht immer mit höheren Kosten verbunden sein muss. Ganz im Gegenteil: Oft sind nachhaltige Verpackungslösungen aus recyceltem Papier/Karton oder nachwachsenden Materialien sogar günstiger. Gleiches gilt für CO2-neutralen Versand. Entsprechende Tarife müssen nicht zwingend teurer sein. Fragen Sie am besten gezielt bei Ihrem aktuellen Versanddienstleister nach CO2-neutralen Tarifen und vergleichen Sie ruhig die Angebote verschiedener Anbieter.

Übrigens: Wenn der nachhaltige Versand etwas höhere Kosten verursacht, kann sich das mittel- und langfristig dennoch für Sie auszahlen. Kunden nehmen heute nämlich vermehrt wahr, wie Unternehmen versenden und zum Thema Umweltschutz stehen. Ihre bewusste Entscheidung für einen nachhaltigen Versand wirkt sich somit positiv auf Ihr Firmenimage aus und kann die Kundenbindung stärken.
Lesen Sie auch: Klimaneutral Briefe versenden

So einfach ist es den Postversand für Unternehmen effizienter zu gestalten. Sollten Sie dennoch Hilfe benötigen stehen wir Ihnen gerne für eine Beratung zur Verfügung!
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Oliver Handke