Wie kann ich Serienbriefe erstellen?
So erstellen Sie Serienbriefe
Serienbriefe erleichtern die geschäftliche Korrespondenz, da sie eine schnelle und effiziente Kommunikation mit einer großen Anzahl von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern ermöglichen. Basierend auf einer Vorlage erhalten alle Empfänger den gleichen Inhalt. Nur einzelne Stellen und Angaben wie zum Beispiel der Name oder die Adresse des Empfängers werden dabei mittels Software individualisiert. Das spart Zeit und Geld. Um die Vorteile von Serienbriefen nutzen zu können, sollten Sie bei der Erstellung einige Aspekte beachten. Lesen Sie auch: Was ist ein Serienbrief?
Übersicht
So ist ein Serienbrief aufgebaut
Automatisierungstools für die Erstellung von Serienbriefen
Herausforderung bei der Automatisierung von Serienbriefen
So ist ein Serienbrief aufgebaut
Ein Serienbrief folgt immer dem gleichen Aufbau, der üblicherweise wie folgt aussieht, in manchen Fällen aber auch hiervon abweichen kann:
Briefkopf
Adresse des Empfängers
Datum
ggf. Kundennr. / Mitgliedsnr.
Betreff
Anrede
Haupttext
ggf. zusätzliche Produkthinweise / Werbebotschaften
Grußformel
Unterschrift
Signatur
Bei einem Serienbrief sind Elemente wie Briefkopf, Datum, Betreff, Haupttext, Grußformel, Unterschrift und Signatur in der Regel für alle Empfänger identisch. Das heißt, Sie müssen diese Angaben nur einmal erstellen. Seien Sie hierbei jedoch unbedingt sehr sorgfältig, um Fehler zu vermeiden und die gewünschte Zielgruppe direkt anzusprechen. So hinterlassen Sie mit Ihrem Serienbrief einen positiven Eindruck und erreichen eher Ihr gewünschtes Ziel.
Andere Angaben wie zum Beispiel die Adresse des Empfängers, die Anrede sowie die Kundennummer / Mitgliedsnummer und zusätzliche Produkthinweise / Werbebotschaften sind individuell verschieden und müssen daher in jedem Brief personalisiert werden. In welcher Form dies geschieht, kann je nach Anlass, Firmenphilosophie bzw. Geschmack variieren. So nutzen viele Unternehmen beispielsweise in der Anrede Frau / Herr und den Nachnamen des Empfängers, manche nur den Vornamen (wenn sie einen eher lockeren Umgangston pflegen und ihre Kunden grundsätzlich duzen) und wieder andere nur den Vor- und Nachnamen ohne gesonderte Anrede wie Frau oder Herr.
Optional können auch die Kunden- oder Mitgliedsnummer im Serienbrief angegeben und/oder dem Empfänger gezielt Produktvorschläge unterbreitet werden, die auf seinem bisherigen Kaufverhalten basieren. Dabei können Ihnen Automatisierungstools helfen.
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Serienbriefe erstellen mit Automatisierungstools
Ein Automatisierungstool für Serienbriefe ist eine spezielle Software, die verschiedene Funktionen erfüllt: Sie hilft Ihnen, Vorlagen zu erstellen, Ihre Serienbriefe zu personalisieren, die dafür nötigen Datenbanken zu verwalten und den Versand der Briefe zu planen.
Für die Erstellung von Vorlagen bieten viele Tools Musterbriefe für Angebotsanfragen, Rechnungen oder Newsletter, die Sie für Ihre Zwecke abändern und nutzen können. Fügen Sie als erstes die Daten und Textpassagen ein, die für alle Empfänger gleich sind wie den Briefkopf und den Haupttext. An die Stellen, an denen individuelle Angaben gemacht werden, setzen Sie zunächst Platzhalter, die beim späteren Druck durch die jeweilige konkrete Angabe ersetzt werden. Damit dies fehlerfrei gelingt, muss der Platzhalter korrekt benannt werden (z. B. %Nachname%). Die Benennung der Platzhalter ist von der Software vorgegeben und muss genau eingehalten werden. Dann liest die Software die gewünschten Informationen aus einer vorher erstellten Datenquelle aus und fügt sie direkt vor dem Druck an die entsprechenden Stellen (Platzhalter) in den Brief ein. All das geschieht automatisch, wodurch Sie viel Zeit und Geld sparen und ihre Kommunikation effizienter gestalten können.
Tipp: Benötigen Sie professionelle Hilfe beim Erstellen, Drucken und Versenden Ihrer Serienbriefe? Wir von Südwest Mail unterstützen Sie gerne mit unserer langjährigen Expertise. Kontaktieren Sie uns am besten unverbindlich für ein individuelles Angebot.
Herausforderungen beim automatischen Erstellen von Serienbriefen
Automatisierungstools sind beim Erstellen von Serienbriefen unverzichtbar, bringen jedoch neben ihrer zahlreichen Vorteile auch einige Herausforderungen mit, die für einen erfolgreichen Einsatz bewältigt werden müssen. Diese Herausforderungen beziehen sich auf die Datenquelle(n), aus denen das Tool die Informationen ausliest, die in die Briefe eingefügt werden. Denn die Personalisierung der Serienbriefe ist nur so gut wie die zugrundeliegende Datenbank. Das heißt: Die hier gespeicherten Daten müssen korrekt und aktuell sein. Nur so können Sie sicher sein, dass die Briefe korrekt adressiert sind und ihre Informationen den Empfänger erreichen. Falsche Angaben erhöhen die Fehlerquote und erschweren die Zustellung.
Achten Sie deshalb unbedingt darauf, Ihre Datenbanken sorgfältig zu pflegen, damit die Daten stets auf dem neuesten Stand sind. Implementieren Sie hierfür spezielle Routinen und nehmen Sie professionelle Hilfe in Anspruch, zum Beispiel in Form von entsprechenden Programmen zur Datenbereinigung und -aktualisierung.