Sendungsverfolgung
Wie funktioniert eine Sendungsverfolgung?
„Wo bleibt eigentlich meine Bestellung?“ – Diese Frage stellen sich jeden Tag Millionen Menschen. Die Antwort darauf liefert die Sendungsverfolgung. Mit ihr haben sowohl Empfänger als auch Versender von Paketen und Briefen die Möglichkeit, sich über den aktuellen Standort, den Status und das voraussichtliche Lieferdatum ihrer Sendung zu informieren. Das macht den gesamten Versandprozess transparenter, gibt ein sicheres Gefühl und erlaubt es Empfängern, sich besser auf die Zustellung einzustellen. Wie die Sendungsverfolgung funktioniert, für welche Briefe und Pakete sie sich nutzen lässt und wie es dabei um den Datenschutz steht, erfahren Sie hier.
Wie funktioniert die Sendungsverfolgung?
Die Sendungsverfolgung ist ein kostenfreier Service der Versanddienstleister und erlaubt es Versendern und Empfängern, den Weg von Briefen und Paketen vom Ort des Versands bis zur Zustellung nachvollziehen. Damit das technisch möglich ist, muss die Sendung zunächst im System des Versanddienstleisters erfasst werden. Dies erfolgt automatisch, wenn bei der Übergabe der Sendung in der Postfiliale oder an den Kurier der Barcode auf dem Versandetikett gescannt wird. Dabei registriert das System die Empfängerdaten, die Abgabezeit und den Abgabeort und legt eine einzigartige Sendungsnummer bzw. Sendungs-ID zur Nachverfolgung an.
Elektronische Erfassung des Sendungsverlaufs
Im weiteren Verlauf wird die Sendung in Sortierzentren und an Umschlagplätzen erneut per Scan im System erfasst und die Sendungsverfolgung um den aktuellen Zeitpunkt des Scans, den Standort und den Status (mehr dazu weiter unten) ergänzt. Die Scans der Barcodes erfolgen dabei meist händisch. Eine effizientere Alternative, die Versanddienstleister jedoch bislang nur selten nutzen, bieten RFID-Label bzw. -Etiketten. Die darin enthaltenen RFID-Transponder erlauben es, Sendungen in Verteilerzentren oder beim Verladen in Fahrzeuge automatisch zu erfassen.
In der Logistik wird neben den Barcodes zum händischen und RFID-Chips zum automatisierten Erfassen und Verfolgen von Sendungen auch zunehmend GPS genutzt. Dies allerdings vorzugsweise bei großen Frachten und wertvollen Waren. Für das Tracking werden die Waren selbst oder aber die Transportfahrzeuge mit GPS-Transpondern ausgestattet, die den Standort live an die Sendungsverfolgung übertragen. Immer mehr Kuriere und Versanddienstleister setzen GPS auch in ihren Zustellfahrzeugen ein. Dadurch können Empfänger auf der „letzten Meile“ verfolgen, wo sich das Fahrzeug gerade befindet und wann es bei ihnen eintreffen wird.
Lässt sich der Versand aller Briefe und Pakete verfolgen?
Bei Paketen ist eine Sendungsverfolgung grundsätzlich immer möglich, bei Briefen hingegen nicht. Für Standardbriefe bieten die Deutsche Post und andere Versender zum Beispiel kein Tracking an. Der Grund ist das enorme hohe Versandaufkommen (ca. 50 Millionen Sendungen pro Tag). Hier wäre es logistisch kaum umsetzbar, jeden einzelnen Brief an jeder Versandstation zu scannen. Es gibt jedoch Briefsendungen, bei denen ein Online-Tracking möglich ist. Dazu gehören:
Einschreiben und Expressbriefe:
Diese erhalten genau wie Pakete eine eindeutige Sendungsnummer und lassen sich so über das Online-Tracking des Versanddienstleisters auf ihrem Weg zum Empfänger verfolgen.Briefe mit Matrixcode-Briefmarke:
Die speziellen Marken der Deutschen Post enthaltenen einen QR-Code, der sich mit der Post & DHL-App scannen lässt und eine Basis-Sendungsverfolgung zur Verfügung stellt.Briefe mit Tracking-Optionen anderer Anbieter:
Einige Kurierdienste und lokale Versanddienstleister bieten ihren Kunden individuelle Tracking-Optionen für Briefsendungen an, die sich meist flexibel hinzubuchen lassen.
Die Sendungsverfolgung ist bei Briefen allerdings meist nicht so detailliert, wie es bei Paketen der Fall ist, da sie nicht an jeder einzelnen Versandstation gescannt werden. Zudem ist es in der Regel nicht möglich, als Empfänger in den laufenden Versand einzugreifen und zum Beispiel wie bei Paketen einen Ablageort zu bestimmen oder den Brief an eine andere Empfangsadresse umzuleiten.
Wie können Versender und Empfänger die Sendung verfolgen?
Für die Sendungsverfolgung stellen Versanddienstleister wie DHL, DPD, Hermes oder UPS eigene Smartphone-Apps und/oder Online-Portale zur Verfügung. Über sie können Versender und Empfänger den detaillierten Versandverlauf sowie den Status einer Sendung einsehen. Für den Zugriff ist die vom Versanddienstleister vergebene Sendungsnummer bzw. Sendungs-ID nötig. Aus Datenschutzgründen muss sie in der Regel zusammen mit der Postleizahl des Empfängers eingegeben werden.
Übrigens: Einige Versanddienstleister bieten zusätzlich die Möglichkeit, sich via E-Mail, SMS oder Push-Benachrichtigung über Änderungen an dem Status von Brief- und Paketsendungen informieren zu lassen. So müssen Sie nicht aktiv den Sendungsverlauf verfolgen, sind aber dennoch stets informiert.
Automatisierte Sendungsverfolgung mittels API
Für Unternehmen ist es – besonders bei großem Sendungsaufkommen – zu umständlich, den Status einzelner Pakete oder Briefe von Hand zu prüfen. Die Lösung ist die Nutzung einer API-Schnittstelle, die viele Versanddienstleister ihren Geschäftskunden zur Verfügung stellen. Über die API können Unternehmen den Verlauf vieler Sendungs-IDs parallel abfragen, den Status in ihr System übernehmen und auf Probleme reagieren. Auch zusätzliche Services wie eine E-Mail, die Kunden über das baldige Eintreffen ihrer Sendung informiert, lassen sich so umsetzen.
Was bedeuten die Status-Meldungen in der Sendungsverfolgung?
Anhand der Statusmeldungen in der Sendungsverfolgung können Sie als Versender oder Empfänger eines Briefs oder Pakets genau nachvollziehen, was gerade auf dem Versandweg mit Ihrer Sendung passiert. Im Folgenden haben wir einmal die häufigsten Statusmeldungen inklusive ihrer Bedeutung für Sie zusammengestellt:
„Die Sendung wurde elektronisch angekündigt“:
Der Versender hat ein Versandetikett für die Sendung erstellt und die Sendungsdaten auf elektronischem Wege an den Versanddienstleister übermittelt.„Die Sendung wurde in das Zustellfahrzeug geladen“:
Der Zusteller hat das Paket in sein Zustellauto geladen und ist nun auf dem Weg zum Empfänger. In der Regel wird das Paket am gleichen Tag zugestellt.„Die Zustellung der Sendung war heute nicht möglich“:
Der Zusteller konnte die Zustelltour wegen Krankheit oder Überschreitung der Arbeitszeit nicht zustellen. In der Regel erfolgt die Zustellung am nächsten Tag.„Die Sendung wurde erfolgreich zugestellt“:
Die Sendung wurde an der Empfangsadresse vom Original-Empfänger oder aber Familienmitglied, Nachbar oder einer sonstigen Person entgegengenommen.
Der exakte Wortlaut der Statusmeldungen kann sich bei den einzelnen Versandunternehmen leicht unterscheiden. Auf den offiziellen Websites von DHL, UPS, GLS, Hermes & Co. finden Sie jedoch eine genaue Übersicht mit den Meldungen und der genauen Bedeutung dahinter.
Wo finde ich die Sendungsnummer bzw. Sendungs-ID?
Für den Zugriff auf die Online-Sendungsverfolgung oder Rückfragen zu einer einzelnen Sendung brauchen Sie die Sendungsnummer. Haben Sie den Brief oder das Paket selbst in der Filiale aufgegeben, finden Sie die Sendungsnummer auf der Quittung. Haben Sie etwas bestellt, erhalten Sie in der Regel vom jeweiligen Händler die Informationen für das Tracking. Die meisten Händler schicken ihren Kunden nach dem Versand eine E-Mail mit dem Link zum Tracking oder stellen die Sendungs-ID für die Sendungsnachverfolgung im Online-Kundenkonto bereit.
Gut zu wissen: Die Begriffe Sendungsnummer und Sendungs-ID werden häufig synonym für die je nach Versandunternehmen aus bis zu 39 Ziffern und/oder Buchstaben bestehende Tracking-Nummer von Briefen und Paketen verwendet. Der dazugehörige Barcode ist die maschinenlesbare Form der Sendungsnummer.
Beispiele für Sendungsnummern von Versanddienstleistern:
DHL: JJD987654321012345678 (10 bis 39 Ziffern und Buchstaben)
DPD: 98765432101234 (in der Regel 14 Ziffern)
UPS: 1Z9999999999999999 (meist 18 Ziffern und Buchstaben)
Hermes: 12345678901 (11 bis 20 Ziffern)
GLS: 12345678901 (11 bis 20 Ziffern oder Ziffern und Buchstaben)
Abhängig davon, welche zusätzlichen Leistungen für den Versand gebucht werden und wohin der Brief oder das Paket geliefert wird (Inland oder Ausland) können sich die Sendungsnummern von den genannten Beispielen unterscheiden.
Ganz wichtig: Wenn Sie einen Brief oder ein Paket versendet haben, sollten Sie die Quittung mit der Sendungsnummer gut aufbewahren, ansonsten haben Sie bei einer Beschädigung oder dem Verlust Ihrer Sendung keinen Nachweis. Machen Sie sich am besten zusätzlich mit Ihrem Handy ein Foto von dem Beleg mit der Sendungs-ID.
Was tun, wenn es beim Versand zu Problemen kommt?
Beim Versand von Briefen und Paketen kann es immer mal zu Problemen kommen. Am häufigsten sind das Verzögerungen, die Sie in der Sendungsverfolgung an dem Status „Die Zustellung verzögert sich“ erkennen. Gründe dafür können zum Beispiel technische Störungen oder auch Verkehrs- und Witterungsprobleme wie lange Staus und Schnee oder auch ein Unfall des Transportfahrzeugs sein. In der Regel wird der Versand nach ein bis zwei Tagen fortgesetzt. Ist das nicht der Fall, können Sie sich mit der Sendungs-ID an den Kundendienst des Versanddienstleisters wenden.
Sendungen können während des Versands auch verloren gehen. Das kommt zwar vergleichsweise selten vor. Sollte Ihr Paket oder Brief jedoch ungewöhnlich lange unterwegs sein und der Status sich tagelang nicht aktualisieren, ist es ebenfalls wichtig, dass Sie sich zeitnah an den Kundenservice wenden.
So gehen Sie bei verschollenen Paketen vor:
Notieren Sie sich den letzten Ort und das Datum in der Sendungsverfolgung.
Kontaktieren Sie die Hotline des Kundendienstes von DHL, GLS, UPS, etc.
Beantragen Sie bei dem Versandunternehmen eine offizielle Nachforschung.
Warten Sie die Frist für die Nachforschung ab (in der Regel 5 bis 7 Tage).
Ist die Nachforschung erfolglos, können Sie eine Verlustmeldung einreichen.
Gegebenenfalls können Sie eine Erstattung beantragen.
Gut zu wissen: Mit Erstattungen für verschollene Pakete tun sich die Versandunternehmen oft schwer. Reichen Sie am besten Rechnungen/Quittungen oder auch Fotos der verlorengegangenen Ware mit ein. Bedenken Sie auch, dass normale Pakete nur bis 500 Euro versichert sind. Verschicken Sie sehr wertvolle Dinge, sollten Sie eine zusätzliche Paketversicherung abschließen.
Wie steht es um den Datenschutz und die Sicherheit bei der Sendungsverfolgung?
Für einen reibungslosen Versand von Briefen und Paketen müssen die Versanddienstleister zwangsläufig einige Daten wie die Namen von Absender und Empfänger und bei einer Sendungsverfolgung die einzelnen Zeitpunkte und Orte der Scans speichern. Gegebenenfalls wird auch die Unterschrift der Person gespeichert, die den Brief oder das Paket entgegennimmt. Die Speicherung erfolgt jedoch unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen nur für begrenzte Zeit. DHL löscht die Sendungsdaten zum Beispiel nach 3 Monaten (90 Tagen).
Schutz vor missbräuchlichen Tracking-E-Mails
Ein Problem, mit dem alle Versandunternehmen zu kämpfen haben, sind Fake- oder Phishing-E-Mails und -SMS. Diese enthalten häufig manipulierte Links zu gefälschten Online-Tracking-Websites und fordern den Empfänger auf, Daten zu vermeintlichen Paketen zu kontrollieren und zu ergänzen oder angeblich ausstehende Zahlungen zu begleichen. Ziel dieser Betrugsmasche ist es, an die persönlichen Daten oder das Geld von Nutzern zu gelangen. Mit den folgenden Tipps können Sie sich schützen:
Überprüfen Sie den Absender der Nachricht. Dieser sollte immer von der offiziellen Domain des Versandunternehmens (z. B. @dhl.de) stammen.
Lesen Sie die Nachricht durch. Betrüger bauen häufig Druck auf (z. B. „Dringend! Ihr Paket“ im Betreff) und machen häufig Rechtschreibfehler.
Nutzen Sie für die Sendungsverfolgung immer die offiziellen Websites oder Apps von Versanddienstleistern wie DHL, UPS, Hermes, DPD, etc.
Geben Sie niemals auf Aufforderung in E-Mail- oder SMS-Nachrichten Bankdaten, Passwörter oder andere persönliche Daten an.
Melden Sie missbräuchliche Nachrichten als Spam und bei dem jeweiligen Versanddienstleister (z. B. als Anhang an phishing-dpdhl@dhl.com)
Fazit & Tipps für die reibungslose Sendungsverfolgung
Die Sendungsverfolgung ist sowohl für Versender als auch Empfänger eine große Hilfe und gibt schnell Auskunft darüber, wo sich ein Brief oder Paket gerade befindet oder wann es voraussichtlich ankommt. Sie macht den gesamten Versandprozess transparent, schafft auf beiden Seiten Vertrauen und ermöglicht es, Probleme auf dem Versandweg im Nachhinein besser nachvollziehen zu können. Geht ein Paket verloren, lässt sich sein Weg anhand der einzigartigen Sendungs-ID nachverfolgen. Stellt sich dabei heraus, dass das Paket tatsächlich auf dem Transportweg verschollen ist, steht dem Versender in der Regel Schadenersatz zu.
Noch einmal unsere Empfehlung:
Damit Sie die Vorteile der Sendungsverfolgung für sich nutzen können, sollten Sie die Sendungsnummer immer gut aufbewahren und sich automatisch via App oder E-Mail über Statusänderungen informieren lassen.