Einen Normbrief schreiben
Es gibt fünf wichtige Punkte, die bei einem Normbrief beachtet werden müssen.
Ordnung muss sein! Auch bei der Gestaltung eines Anschreibens, welches per Post zugestellt werden soll. Dafür wurde sogar eine Norm festgelegt, die sogenannte DIN 5008. Diese Vorlage beschreibt sehr detailliert, welche Reihenfolge und Abstände ein Normbrief einzuhalten hat. Im Endeffekt erleichtert diese den Schriftverkehr zwischen Unternehmen, Behörden sowie Privatpersonen. Weshalb es wichtig ist, die einzelnen Bestandteile zu kennen.
Die fünf Bereiche eines Normbriefs
Für professionell gestaltete und geschriebene Briefe gelten ein paar grundlegende Regeln. Deren Einhaltung zeugt von einem gewissen Standard und Respekt gegenüber dem Empfänger. Für einen perfekten Normbrief ist auf diese fünf Bereiche zu achten.
Briefkopf
Wer hat den Brief verfasst? In den ersten Zeilen ist der Absender zu benennen. An dieser Stelle stehen der Name bzw. Firmenname und darunter die Anschrift. Für Rückrufe sollte aus Gründen der Höflichkeit eine Telefonnummer erwähnt werden. Alternativ steht hier eine E-Mail-Adresse – im Idealfall sogar beides. Damit wird dem Empfänger die Wahl gelassen, über welchen Kommunikationsweg er sich zurückmelden möchte (Post, E-Mail oder Telefon).
Wichtig: beim Normbrief darf der Briefkopf maximal 7 Zeilen umfassen!
Anschriftenfeld
Ganz gleich, ob der Brief mit einem Sichtfenster verschickt wird oder nicht: An zweiter Stelle steht das Anschriftenfeld. Damit der Briefträger bzw. der Empfänger weiß, an wen der Brief adressiert wurde. Hierfür stehen höchstens 9 Zeilen zur Verfügung. Die für ein A4-Blatt genormte Seite beansprucht dafür ein Feld von 40 x 85 mm.
Betreffzeile
Im dritten Abschnitt wird dem Empfänger der Grund mitgeteilt, warum er diesen Brief in seinen Händen hält. Die Position der Betreffzeile bekommt dafür eine genaue Vorgabe. Sie ist 8,4 mm unterhalb des Anschriftenfeldes auf das Papier zu drucken. Das Vorwort „Betreff“ ist hierbei nicht mehr üblich. Stattdessen wird die Betreffzeile gerne fett hervorgehoben.
Textbereich
Nun kommt der Fließtext. Als Mindestgröße wird hierbei die Schriftgröße 10 verwendet, damit die Nachricht gut leserlich ist. Die meisten Schreibprogramme verwenden die Schriftgröße 11 oder 12 als Standard. Zur Auswahl stehen die verschiedene Schriftarten. Meist werden die Schriftarten Arial und Times New Roman verwendet. Auf eine Schrift mit Schnörkeln oder vielen Sonderzeichen sollte besser verzichtet werden.
Fußzeile
Um den Abschluss zu bilden, sind in der Fußzeile noch relevante Informationen festzuhalten. Unternehmen notieren hier gesetzlich vorgeschriebene Inhalte wie die Unternehmensform, Art der Gesellschaft oder die Handelsregisternummer.
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Weitere Tipps für den perfekten Normbrief
Die grundsätzliche Seitenstruktur bezieht außerdem Mindestabstände zu den Rändern mit ein:
Links vom Rand sind min. 2,5 cm einzuhalten. Auf der rechten Seite liegt das Minimum bei nur 1 cm.
Die Höhe vom Anschriftenfeld ist so zu wählen, dass sie bei einem Brief mit Sichtfenster kompatibel ist.
Aufzählungen werden um 4,95 cm eingerückt dargestellt.
Telefonnummern sind relativ frei in der Gestaltung. Die Vorwahl und ggf. Durchwahl sollten eine optische Trennung erhalten.
Abkürzungen schmälern den Umfang eines Schreibens. Eine zu häufige Verwendung begünstigt jedoch Missverständnisse. Es sollten nur allgemein bekannte Abkürzungen Anwendung finden.
Das Hervorheben von wichtigen Textpassagen durch fette, kursive und/oder unterstrichene Schrift ist erlaubt.
Was sind die Vorteile eines Normbriefs?
Durch die Verwendung eines Normbriefs wird ein einheitliches Erscheinungsbild gewährleistet. Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen in einer Organisation Briefe verfassen. Da ein Normbrief eine vorgefertigte Vorlage ist, müssen bestimmte Elemente wie Absenderadresse, Datum, Betreffzeile usw. nicht jedes Mal neu erstellt werden. Dies spart Zeit.
Die klare Struktur vom Normbrief hilft dem Verfasser, den Brief logisch und gut organisiert zu gestalten. Zudem werden typische Fehlerquellen minimiert, wie sie ansonsten gerne bei der Adresse, dem Datum etc. auftreten.
Welche Schriftgröße und Schriftart sind bei einem Normbrief zu verwenden?
Die gängige Schriftgröße für einen Normbrief beträgt 10 bis 12 pt. Verwenden Sie eine schnörkellose Schriftart wie Arial, Calibri oder Helvetica.
Wo gehört bei einem Normbrief das Firmenlogo hin?
Das Firmenlogo gehört üblicherweise in den Briefkopf eines Normbriefs. Die genaue Position des Logos im Briefkopf kann variieren, je nachdem wie dieser gestaltet ist.